Mία μέρα χωρίς to-do-list μοιάζει με το να χορεύεις χωρίς μουσική: Μπορείς σίγουρα να το κάνεις, αλλά μπορεί να νιώθεις ότι δεν έχεις ρυθμό. το ίδιο ισχύει και για την to-do-list. Αν έχεις ένα σημείο αναφοράς και αφιερώνεις λίγο χρόνο για να περιγράψεις την ημέρα σου, σου δίνει μία αίσθηση σταθερότητας, γείωσης, οργάνωσης και στόχου. Αν, δεν είσαι σίγουρη πώς να το κάνεις, συμβουλευτήκαμε ειδικούς για να μας δείξουν τα βασικά. Η Leslie Tarnacki, SVP ανθρώπινου δυναμικού στο WorkForce Software και η Stephanie Lovell, εμπειρογνώμονας σταδιοδρομίας στο Hirect, μας καθοδηγούν προκειμένου να δημιουργήσουμε μία αποτελεσματική λίστα υποχρεώσεων σε πέντε εύκολα βήματα. Προτού το καταλάβεις, θα είσαι ένας φτασμένος επαγγελματίας με μια αξιόπιστη στρατηγική για τη δομή της καθημερινότητάς σου.
Τι συνιστά μια «αποτελεσματική» to-do-list
Η δημιουργία μιας λίστας υποχρεώσεων έχει να κάνει πολύ περισσότερο με το πώς νιώθεις στο τέλος της ημέρας παρά με το πόσες εργασίες έχεις ολοκληρώσει, σύμφωνα με την Lovell. «Μια αποτελεσματική to-do-list θα σε κάνει να νιώθεις ολοκληρωμένη και γεμάτη κίνητρο για να αναλάβεις μεγαλύτερα έργα και καθήκοντα», λέει.
Επιπλέον, μια αποτελεσματική λίστα εργασιών θα πρέπει να κάνει τη δική σου δουλειά λιγότερο αγχωτική και να καλλιεργεί την εμπιστοσύνη στον εαυτό σου. «Το να έχεις ένα αξιόπιστο σύστημα κάνει την επίτευξη των στόχων σου λιγότερο αγχωτική, καθώς σου επιτρέπει να τους αναλύσεις σε μικρότερα πιο εφικτά βήματα», σημειώνει η Lovell. «Χαρτογραφώντας τι χρειάζεται για να ολοκληρωθεί μια εργασία, θα νιώθεις λιγότερο φόβο από τις υποχρεώσεις σου και πιο παραγωγική μακροπρόθεσμα».
Αν λοιπόν αναρωτιέσαι αν το τρέχον σύστημα to-do-list σου λειτουργεί, σκέψου: Νιώθω υπερηφάνεια για τη δουλειά μου; Ένιωσα παραγωγικός (κατά το δικό μου ορισμό) σήμερα; Εάν η απάντηση είναι ναι και ναι, τότε το ‘χεις και μπράβο σου. Αν είναι όχι έστω και σε μία από τις παραπάνω ερωτήσεις, πάρε στυλό και χαρτί – ή τον φορητό υπολογιστή σου – και ετοιμάσου να φτιάξουμε μία to-do-list.
Πώς να φτιάξεις μια λίστα υποχρεώσεων βήμα προς βήμα
Βήμα 1: Επίλεξε τη σωστή μέθοδο για εσένα
Είσαι περισσότερο old school και προτιμάς χαρτί και μολύβι ή προτιμάς να διατηρείς μία ψηφική λίστα υποχρεώσεων συγχρονισμένη στο Cloud, ώστε να μπορείς να την ελέγχεις οπουδήποτε; Πριν ξεκινήσεις, κάνε μία βουτιά μέσα σου, ώστε να μπορέσεις να συντάξεις τη λίστα στην καλύτερη δυνατή μορφή για εσένα. «Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας to-do-list είναι να αποφασίσετε πού θέλετε να τη διατηρήσετε. Μερικά άτομα λειτουργούν καλύτερα στα τηλέφωνα ή τους υπολογιστές τους, ενώ σε άλλα αρέσει να την κωδικοποιούν με χρώματα και να τσεκάρουν χειροκίνητα τα πλαίσια. Αποφασίστε τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς και μείνετε σε αυτό», λέει η Lovell. Αυτό σημαίνει επίσης και ότι αλλάζεις τη μορφή που έχεις επιλέξει εάν διαπιστώσεις ότι απλά δεν λειτουργεί για εσένα.
Βήμα 2: Κάνε απολογισμό των συνηθειών και των ικανοτήτων σου
«Δεν εργάζονται όλα τα άτομα στο ίδιο χρονοδιάγραμμα, επομένως η ανάπτυξη μιας λίστας υποχρεώσεων που να ευθυγραμμίζεται με την εργασιακή ηθική, τις ικανότητες και το πρόγραμμά σας είναι απαραίτητη και θα ελαχιστοποιήσει το βάρος της επιτυχούς ολοκλήρωσης κάθε εργασίας», λέει η Tarnacki. Λίγη ρύθμιση του επιπέδου προτεραιότητας εκ των προτέρων μπορεί να βοηθήσει πολύ.
Αναρωτήσου: Τι με κάνει να νιώθω ολοκληρωμένη; Ποιοι στόχοι είναι απολύτως εφικτοί και ποιοι στόχοι είναι λίγο πιο τραβηγμένοι; Στη συνέχεια, μπορείς να σχεδιάσεις τη to-do-list σου με έναν ωραίο συνδυασμό εργασιών που δεν ζητούν πολλά από εσένα, αλλά επεκτείνουν τα όρια των ικανοτήτων σου. Η ανάπτυξη και η άνεση πρέπει να είναι ο στόχος όταν πρόκειται για τη to-do-list σου.
Βήμα 3: Κάνε τη λίστα σου
Εντάξει, ήρθε η ώρα. Προχώρησε και γράψε τη λίστα εργασιών σου έχοντας στο μυαλό σου μερικές συμβουλές:
- Χώρισε τις μεγάλες εργασίες σε μικρότερες εργασίες. Για παράδειγμα, αν έχεις μια παρουσίαση την Παρασκευή, γράψε με μολύβι «ολοκλήρωση των διαφανειών 1 έως 3» για την Τρίτη και «ολοκλήρωση των διαφανειών 4 έως 6» την Τετάρτη και ούτω καθεξής. Με αυτόν τον τρόπο, θα αποφύγεις ένα εξάωρο που θα είσαι κολλημένη σε αυτήν την εργασία το βράδυ της Πέμπτης.
- Περιόρισε το συνολικό αριθμό εργασιών που προγραμματίζεις κάθε μέρα. «Είναι εύκολο να ρίξεις έναν τόνο υποχρεώσεων στο πιάτο σου. Ωστόσο, δεν είναι πάντα ωφέλιμο και συχνά μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένο άγχος και εξάντληση», τονίζει η Lovelly. «Φροντίστε να προσφέρετε στον εαυτό σας έναν ρεαλιστικό χρόνο για να ολοκληρώσετε όλες τις απαραίτητες εργασίες και να εστιάσετε σε θέματα προτεραιότητας».
- Φρόντισε κάθε στοιχείο της λίστας να είναι προσανατολισμένο στο στόχο και όχι στην εργασία. «Οι στόχοι πρέπει να είναι τα επιτεύγματά σας ή τα επιθυμητά αποτελέσματα και η λίστα εργασιών σας θα πρέπει να σας καθοδηγεί προς την επίτευξή τους», λέει η Lovell. Για παράδειγμα, ίσως ο στόχος σου είναι να φτάσεις στο μηδέν των εισερχομένων emails σου. Αποφασίζεις, λοιπόν, να απαντάς σε μερικά email κάθε μέρα έως ότου το κάνεις.
Βήμα 4: Άφησε μερικά κενά για το απροσδόκητο
Η ζωή δεν είναι τέλεια, γι’ αυτό η λίστα με τις υποχρεώσεις σου πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτη ώστε να σε βοηθά να τα αντιμετωπίζεις. «Τα projects δεν πάνε πάντα όπως αναμενόταν και το να είστε έτοιμοι για αυτό θα μειώσει το άγχος και θα εξασφαλίσει ότι θα έχετε χρόνο να προσαρμοστείτε και να ολοκληρώσετε την εργασία», λέει η Tarnacki.
Αντί να γεμίζεις το πρόγραμμά σου και να το φτάνεις στο όριο, άφησε λίγο χώρο για τα απρόβλεπτα. Αν τελικά δεν χρειάζεσαι αυτόν τον επιπλέον χρόνο, μπορείς να τον χρησιμοποιήσεις για να προχωρήσεις στις αυριανές σου υποχρεώσεις ή να πάρεις λίγο χρόνο για αυτοφροντίδα.
Βήμα 5: Αναθεώρηση, αναθεώρηση, αναθεώρηση
Πριν αποφασίσεις ότι η λίστα εργασιών σου είναι έτοιμη να τεθεί σε εφαρμογή, έλεγξε την ξανά. Είναι στην καλύτερη δυνατή σειρά; Εξασκείς στην τεχνική «φάε τον γάιδαρο», όπου ολοκληρώνεις το πιο δύσκολο πράγμα στην αρχή της ημέρας, ή κρατάς το πιο σημαντικό έργο σου για όταν ξεκινά η απογευματινή ύφεση;
«Ορισμένες εργασίες πρέπει να έχουν προτεραιότητα έναντι άλλων, επομένως είναι απαραίτητο να είστε συνεπείς στην αναθεώρηση της λίστας υποχρεώσεων σας. Καθώς πλησιάζουν οι προθεσμίες και προστίθενται νέες ενέργειες, η διασφάλιση ότι η λίστα σας είναι ενημερωμένη θα σας γλιτώσει από την ταλαιπωρία αργότερα, μία λιγότερο βολική ώρα», λέει η Lovell. Μπορείς επίσης να αναθεωρείς καθώς προχωράς, γι’ αυτό προσπάθησε να έχεις στο νου σου ότι η λίστα υποχρεώσεων σου είναι γραμμένη με μολύβι και όχι σκαλισμένη σε πέτρα. Εντάξει;
Photos: istockphoto.com
Διάβασε επίσης: Το ήξερες ότι μπορεί να φταίει αυτό που έχεις χάσει το κίνητρο σου για δουλειά;
