Ναι τα email μπορούν να γίνουν βασική πηγή στρες όπως μας προειδοποιούν οι ειδικοί. Η νέα “ασθένεια” ονομάζεται τεχνοστρές, μια που οι έρευνες λένε ότι οι εργαζόμενοι βομβαρδίζονται με email και εκτός ωραρίου.
Πώς μπορείς να αποσυμπιεστείς από το tech stress
#1 Έλεγξε το email σου, μόνο σε καθορισμένες ώρες
Σύμφωνα με μια έκθεση της McKinsey, ο μέσος επαγγελματίας ξοδεύει το 28% της εργάσιμης ημέρας διαβάζοντας και απαντώντας σε email. Αυτό ισοδυναμεί με 2,6 (παραγωγικές) ώρες την ημέρα. Για να μην αποσυντονίζεστε λοιπόν από κάθε εισερχόμενο μήνυμα, ελέγξτε το email σε συγκεκριμένες ώρες. Σύμφωνα πάντως με τις έρευνες οι άνθρωποι που ελέγχουν τα email τους λίγες φορές την ημέρα έχουν λιγότερο άγχος από εκείνους που τα παρακολουθούν ανελλιπώς όλη την ημέρα.
#2 Ανάπτυξε κάποιους κανόνες επικοινωνίας
Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, το 57% των εργαζομένων αναφέρει ότι δεν τους δίνεται σαφής κατεύθυνση όταν πρόκειται για τηλε-συσκέψεις, ενώ αντίστοιχα και το 69% των διευθυντικών στελεχών αναφέρει ότι αισθάνεται άβολα όταν πρέπει να επικοινωνήσει με τους υπαλλήλους.
Επειδή όμως κάποιοι εργάζονται εξ αποστάσεως, είναι ακόμη πιο σημαντικό να δημιουργηθεί αποτελεσματική επικοινωνία στο χώρο εργασίας. Γι’ αυτό ορίστε συγκεκριμένο χρόνο με την ομάδα σας για να συζητήσετε τις κατευθυντήριες γραμμές επικοινωνίας. Για παράδειγμα, αποφύγετε να πατήσετε “απάντηση σε όλους”, εκτός εάν πιστεύετε ότι όλοι στη λίστα πρέπει να λάβουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ή, εάν χρειάζεται να λάβετε μια απλή απάντηση από έναν συνάδελφο, όπως μια απάντηση σε μια ερώτηση ναι ή όχι, χρησιμοποιήστε την ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων αντί για email.
Αφού ευθυγραμμιστείτε με τη χρήση των διαφορετικών πλατφορμών, δημιουργήστε ένα κοινόχρηστο έγγραφο οδηγιών. Αφιερώνοντας χρόνο για να συμφωνήσετε με την ομάδα σας σχετικά με τους κανόνες επικοινωνίας, θα αντιμετωπίσετε λιγότερους περισπασμούς και θα εξαλείψετε την υπερφόρτωση των email.
#3 Καθάρισε τα εισερχόμενά σου
Σύμφωνα με άρθρο του Harvard Business Review, αν θέλει κάποιος να διαβάσει όλα του τα εισερχόμενα θα πρέπει να διαθέσει 27 λεπτά την ημέρα. Και αυτό συμβαίνει γιατί συνήθως όταν ελέγχουμε τα email μας ξαναδιαβάζουμε τα εισερχόμενα που δεν έχουμε σβήσει. Ο χρυσός κανόνας είναι πάντα: τα κοιτάζουμε-τα σβήνουμε.
#4 Ρύθμισε τα φίλτρα εισερχομένων
Πολλοί πάροχοι email σάς επιτρέπουν να ρυθμίσετε φίλτρα εισερχομένων ή να βάλετε κανόνες που μπορούν να σας βοηθήσουν να κατηγοριοποιήσετε γρήγορα τα email χωρίς να χάνετε πολύτιμο χρόνο. Σύμφωνα με την Rachel Neill, CEO του Carex Consulting Group, αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να εκμεταλλευτούμε τις λειτουργίες του Outlook. Η συμβουλή της είναι: “Τοποθετήστε τα email σε διαφορετικούς φακέλους, δίνοντας προτεραιότητα στο πόσο σας ενδιαφέρει ο αποστολέας”.
#5 Δοκίμασε μια Παρασκευή “χωρίς email”
Ίσως την πρώτη Παρασκευή κάθε μήνα ή ίσως και κάθε εβδομάδας. Αυτή η μέθοδος προτείνεται από ειδικούς του National Forum for Health and Wellbeing at Work! Αν αυτό είναι εφικτό προτιμήστε να συναντηθείτε πρόσωπο με πρόσωπο ή να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά εκείνη την ημέρα με τους συναδέλφους σας! Ευκαιρία για bonding!
